Différentes possibilités de sauvegarder des documents

Un document peut être sauvegarder et envoyer de trois manières :

• Sélectionnez “Sauvegarder et envoyer” lorsque vous avez entièrement terminé votre document et que vous souhaitez l’envoyer immédatement au client.  
• Le document sera envoyé (via Peppol et/ou e-mail) avec le numéro de document attribué et les dates de document et d’échéance sélectionnées. 

• Sélectionnez “Sauvegarder et envoyer plus tard” lorsque vous avez entièrement terminé votre document et que vous souhaitez l’envoyer plus tard. 
  • Exemple: vous avez déjà créé vos factures pendant le week-end, mais vous souhaitez/ne pouvez les envoyer au client que le mardi, dernier jour du mois.

• Le document sera enregistré avec le numéro de document attribué ainsi que les dates de document et d’échéance sélectionnées, mais ne sera pas encore envoyé. Cela se fera via une action manuelle supplémentaire : Envoyer au client.

• Sélectionnez “Enregistrer comme brouillon” lorsque vous n’avez pas encore entièrement terminé votre document et que vous voulez le terminer et envoyer plus tard. 
  • Exemple : à un moment libre, vous avez déjà préparé une facture, mais vous attendez encore le numéro d’achat que le client souhaite voir apparaître comme référence sur la facture (ou une décision de dernière minute concernant une remise à accorder) avant de l’envoyer.
• Le document sera enregistré SANS numéro de document et SANS date de document. Il ne sera pas encore envoyé. Le document devra donc être ‘modifié’ à nouveau, après quoi :
  • Un numéro de document sera attribué (le numéro suivant)
  • La date du document sera mise à jour à la date du jour 
  • Le document doit être finalisé au niveau du contenu
  • Il faudra choisir : envoi immédiat ou plus tard.

Le statut de documents

Un document peut avoir trois statuts : 

• Le statut du document après l’action: Enregistrer comme brouillon
• Le document a été créé, mais n’est pas encore terminé.  Vous souhaitez continuer à travailler dessus plus tard et à l’envoyer. 
• Le document n’a pas encore reçu de numéro de document ni de date de document
• Les documents avec ce statut apparaissent en haut de la liste des documents, afin que vous sachiez toujours lesquels doivent encore être finalisés. 

• Le statut du document après l’action "Sauvegarder et envoyer plus tard"
• Le document a été achevé, mais n’a pas encore été envoyé au client.  Vous pouvez l’envoyer à tout moment.
• Le document a déjà reçu un numéro (par exemple 20250036) et une date de document qui ne peuvent pas être modifiés.
• Le contenu du document peut encore être modifié.

• Le statut du document après l’action "Sauvegarder et envoyer"
• Le document a été entièrement finalisé et envoyé au client.