Paramètres du document

Modifié le Mer, 9 Avr. à 10:53 H

Dans cette section des paramètres, vous déterminez l'aspect visuel de vos documents et les informations qui y seront affichées. Vous déterminez la mise en page, la langue, le format de la date, la devise, les commentaires supplémentaires, etc.

Cliquez sur le bouton “Modifier” pour changer les données.

Mise en page

Dans la liste des modèles proposés, sélectionnez le modèle qui servira de base à la mise en page de vos documents.
Choisissez la couleur et la police qui seront utilisées en combinaison avec le modèle sélectionné.
Cochez la case "Afficher le logo de l'entreprise" si vous souhaitez afficher votre logo sur votre document. Dans les paramètres [Entreprise], vous pouvez télécharger votre logo (voir ci-dessus).

Paramètres généraux

Déterminez la langue par défautde vos documents.
1. Si vous utilisez plusieurs langues, indiquez ici la langue la plus couramment utilisée.
2. Une fois le client connu, le document adoptera la langue (de contact) du client.
3. Finalement, vous pouvez toujours modifier la langue au moment de la création du document.
Le format de la date par défaut est Jour (2 chiffres)/Mois (2 chiffres)/Année (4 chiffres), mais vous pouvez également sélectionner un autre format si vous le souhaitez.
Transférer automatiquement les factures de ventes et notes de crédit à la comptabilité (via le portail client)
- Cette case est cochée par défaut. Elle garantit que vos factures de vente et notes de crédit seront automatiquement envoyées à votre comptabilité dès que le document correspondant aura été envoyé au client. Cela se fait via la boîte aux lettres des ventes de votre portail client.
- Si vous désactivez cette sélection, la transmission de vos documents ne se fait plus automatiquement et vous devez transmettre vous-même vos documents à votre portail client.
Envoyer les documents via le réseau PEPPOL pour les clients enregistrés
- Cette case sera également cochée par défaut. Jusqu'au 01/01/2026, vous pouvez encore choisir d'envoyer vos factures de façon électronque à vos clients ou pas. Mais après cette date, les entreprises belges seront obligées de s'envoyer les factures entre elles de manière électronique. Cela se fait via le réseau européen PEPPOL, un réseau fermé qui garantit que vos factures électroniques sont livrées correctement et rapidement à votre client.
- Kyte vérifiera qui est (déjà) enregistré sur le réseau PEPPOL et proposera, par défaut, d'envoyer une facture électronique à ces clients. Si la contrepartie n'est pas encore enregistrée sur le réseau PEPPOL, la facture sera envoyée sous la forme d'une pièce jointe au format PDF dans un e-mail. Dans ce cas, une facture électronique (fichier XML) sera également envoyée dans le courrier. Ce fichier peut facilement être lu et traité par une application logicielle (par exemple, le logiciel de comptabilité de votre client).
- Si vous désactivez cette sélection, vous enverrez par défaut des e-mails à vos clients avec votre facture en pièce jointe.

Paramètres des documents

Choisissez la devise dans laquelle sont exprimés les prix et les montants de vos documents. Par défaut, la devise est fixée à l'euro (€).
Sélectionnez le taux de TVA par défaut auquel vos produits et/ou services sont vendus. Le taux de TVA peut encore être modifié lors de la création d'une ligne de facture individuelle.
Conditions de paiement par défaut
- Introduisez ici le nombre de jours dans lesquels vos factures doivent être payées
- Sélectionnez 15/30/60 jours ou remplissez le nombre de jours vous-même
- Vous pouvez déviez de ce paramètre par défaut au niveau du client
Aligner la date d’échéance sur la fin du mois : si la date d'échéance de votre facture est calculée et que cette date tombe moins de 4 jours avant la fin du mois, il peut être souhaitable de faire coïncider la date d'échéance avec le dernier jour du mois en question. Dans ce cas, cochez cette case.
Autoriser la modification de la facture :
- Ne pas autoriser lors de l’envoi au client : tant que le document n'a pas été envoyé au client, vous pouvez encore apporter des modifications à votre facture ou à votre note de crédit. Une fois le document envoyé, vous ne pouvez plus apporter de modifications.
- Ne pas autoriser lors de l’envoi au comptable: tant qu'un document n'a pas été envoyé à la comptabilité, vous pouvez encore y apporter des modifications. Une fois transféré à la comptabilité, vous ne pouvez plus y apporter de modifications.
Ajouter une communication de paiement aux factures: cette communication doit être mentionnée par votre client lors du paiement de la facture et facilite le traitement de votre facture. Options possibles :
- Numéro du document (option par défaut)
- Sans communication
- Communication texte libre
- Communication structurée
  - Il s'agit d'une combinaison calculée de 12 chiffres au total, répartis en 3 groupes, avec respectivement 3, 4 et 5 chiffres (ex. +++090/9337/55493++)
Ajouter un mode de paiement aux factures: en apposant sur vos factures un code QR contenant tous les détails du paiement, votre client n'a plus qu'à scanner le code à l'aide de son application bancaire pour vous payer.

Le code QR apparaîtra sur toutes vos factures avec les instructions de paiement. Notez que lors de la création de la facture, vous verrez apparaître un code QR temporaire et fictif. Une fois que tous les détails sont saisis et que la facture est enregistrée, le code QR définitif est créé.

Numérotations des documents

Date de début de l’exercice– Jour & Mois
- Indiquez le jour et le mois à partir desquels un nouvel exercice commence pour votre entreprise.
- Chaque année, à partir de ce jour, la numérotation des documents recommence à 1.
Format du numéro des documents
- Sélectionnez le format du numéro de séquence à afficher légalement sur vos factures et notes de crédit.
- Le numéro de document peut être composé d'un maximum de 8 caractères, dont au moins 2 caractères définissent le numéro de séquence lui-même.

Options possibles :

YYYY### (option par défaut)
FACT-###
INVYY###
FCTYY###
Votre propre format
- YYYY ou YY indique l'année de l'exercice financier actif et # le numéro séquentiel. Le numéro séquentiel est déterminé par le système lui-même et rempli lors de la création d'un nouveau document.
- Si vous souhaitez définir votre propre format, vous pouvez utiliser certains caractères fixes que vous sélectionnez vous-même : les caractères de l'année YYYY ou abrégés YY (2024 ou 24) et le caractère #. Les caractères # déterminent le numéro de séquence. Vous déterminez le nombre de caractères # en fonction du nombre de factures de vente que vous établissez chaque année. Si vous n'établissez pas plus de 99 factures par an, un numéro de séquence de 2 chiffres (indiqué par : ##) est suffisant. Attention : votre propre format ne peut pas non plus contenir plus de 8 caractères.
- Pour les notes de crédit, le préfixe CN est généralement utilisé pour indiquer qu'il s'agit d'une « Credit Note » ou note de crédit.
Les notes de crédit suivent la numérotation des factures
- Cette case à cocher détermine si vos notes de crédit suivent la numérotation de vos factures. Dans ce cas, les notes de crédit ne sont donc pas identifiées par une série distincte de numéros de documents et seront traitées dans votre comptabilité dans le même journal de vente que vos factures.
- La case sera cochée par défaut.
- Avec cette sélection, il n'est pas nécessaire de définir un format distinct pour les notes de crédit.
Numéro de séquence suivant
- Il s'agit du numéro tel qu'il apparaîtra sur votre prochaine facture.
Modifier le numéro de séquence
- Lorsque vous commencez à facturer avec le nouveau système, il peut être souhaitable de faire suivre le numéro de séquence de votre nouvelle facture de vente au numéro de séquence de votre dernière facture de vente.
- Geef in dat geval hier het volgnummer in dat moet gebruikt worden bij de opmaak van het volgende document. Geef enkel het gewenste volgnummer in, zonder de formattering van het documentnummer.
- Dans ce cas, entrez ici le numéro de séquence à utiliser lors de la création du document suivant. Saisissez uniquement le numéro de séquence souhaité, sans le formatage du numéro de document.

Contenu du document

Tant sur vos factures que sur vos notes de crédit, vous pouvez placer des messages fixes, des commentaires ou des notes en haut et en bas du document.

Utilisez les cases libres “En-tête” et “Pied-de-page” (de maximum 250 caractères) pour introduire les textes. Lors de la création d'un document, vous pourrez toujours modifier ou supprimer ces textes par défaut.

N'oubliez pas de sauvegarder toutes les modifications apportées à vos documents à l'aide du bouton situé en haut à droite !