Modèles des mails

Les modèles d'e-mails permettent d'envoyer facilement et rapidement des documents à vos clients. Vous pouvez réutiliser un modèle d'e-mail à chaque fois pour effectuer certaines tâches courantes, comme l'envoi d'une facture.

Vous obtenez d’abord un aperçu des modèles qui sont mis à disposition par défaut.

Chaque modèle d’e‑mail peut être utilisé en quatre langues. En fonction de la langue utilisée par votre client, le modèle peut être envoyé en néerlandais, en français, en anglais ou en allemand.

Vous pouvez consulter les modèles, les modifier et envoyer un e‑mail de test.

Chaque modèle d’e‑mail se compose d’un Objet et d’un Message :

• Objet : il s’agit de la courte ligne de texte qui résume le contenu ou l’objectif de l’e‑mail. L’objet apparaît comme un titre dans la boîte de réception de votre client.
• Message : il s’agit du corps principal de l’e‑mail, dans lequel le message proprement dit est communiqué, avec tous les détails et informations que vous souhaitez transmettre à votre client.

Dans les deux champs de texte, plusieurs variables peuvent être utilisées pour décrire votre entreprise, votre client et le document que vous envoyez via l’e‑mail concerné.

Si vous voulez modifier le modèle, vous pouvez glisser‑déposer chacune de ces variables, aussi bien dans l’objet que dans le message du modèle d’e‑mail.

Bien que l’objet et le message de l’e‑mail soient prédéfinis dans les modèles, vous pouvez encore les adapter et les personnaliser au moment de l’envoi effectif.

Lors de l’envoi d’une nouvelle facture ou note de crédit, une version PDF ainsi qu’une version UBL/XML du document sont jointes en pièce jointe.

Les e‑mails sont envoyés depuis le module de facturation à partir d’une adresse e‑mail de type « noreply », précédée du nom de votre entreprise.

Par ailleurs, une adresse e‑mail « Reply to » est également définie pour chaque e‑mail envoyé. Cette adresse correspond à l’adresse e‑mail de l’utilisateur qui envoie effectivement l’e‑mail depuis le module de facturation. De cette manière, les réponses aux e‑mails sont toujours correctement reçues.