E-mail templates

E-mail templates maken het mogelijk om documenten makkelijk en snel naar je klanten te versturen. Een e-mail template kan je telkens opnieuw gebruiken om bepaalde standaard acties uit te voeren, bijvoorbeeld het versturen van een factuur.

Je krijgt eerst een overzicht van de vier templates die standaard beschikbaar worden gesteld:

• Een nieuwe factuur
• Een nieuwe kredietnota
• Een duplicaat van een factuur
• Een duplicaat van een kredietnota

Elke e-mail template kan in vier talen worden gebruikt. Afhankelijk van de taal die je klant hanteert, kan de template worden verstuurd in het Nederlands, Frans, Engels of Duits.

Je kan de templates bekijken, bewerken en als test e-mail uitsturen.

Elke e-mail template bestaat uit een Onderwerp en een Bericht:

• Onderwerp: Het is de korte tekstregel die de inhoud of het doel van de e-mail samenvat. Het onderwerp wordt weergegeven als een soort titel in de inbox van je klant.
• Bericht: Het betreft het hoofdgedeelte van de e-mail waarin de eigenlijke boodschap wordt gecommuniceerd, met alle details en informatie die je wilt overbrengen aan je klant.

In beide tekstvakken kunnen een aantal variabelen worden gebruikt die je bedrijf, je klant en het document dat je bezorgt via de betreffende e-mail, kunnen beschrijven.  

Je kan elk van deze variabelen slepen en droppen, in zowel het onderwerp als het bericht van de e-mail template.

Ook al worden het onderwerp en het bericht van de e-mail vooraf vastgelegd in de templates, je kan ze op het moment dat je ze effectief verstuurt nog aanpassen en individualiseren.

Bij het uitsturen van een nieuwe factuur of een nieuwe kredietnota worden zowel een PDF-versie als een UBL/XML-versie van het document, als bijlage, meegestuurd.

De e-mails worden vanuit de facturatiemodule verstuurd met een ‘noreply’ e-mailadres dat voorafgegaan wordt door je bedrijfsnaam.

Er zal bovendien ook een ‘Reply To’ e-mailadres voorzien worden bij elke uitgestuurde e-mail. Dit adres zal overeenkomen met het e-mailadres van de gebruiker die de e-mail vanuit de facturatiemodule effectief verstuurt. Op die manier komen antwoorden op de e-mail berichten steeds terecht.