Klanten

Overzicht

Op de klantenpagina krijg je een lijst van al je bestaande klanten met hun gegevens. Bij de opstart van de facturatiemodule, halen we je klanten éénmalig op uit je klantenportaal. Na de activatie en configuratie van de facturatiemodule, zal je nieuwe klanten aanmaken binnen de module zelf.

In de eerste Klanten-tab zie je al je klanten onder elkaar in alfabetische volgorde. In de twee tabs daarnaast kan je snel alleen je bedrijfsklanten of particuliere klanten oproepen.

Wanneer je klikt op een lijn uit de klantentabel, open je de betreffende klantfiche met klantgegevens.  

"Peppol" geeft aan of de betreffende klant reeds geregistreerd werd op het Peppol-netwerk en dus reeds digitale facturen kan en wenst te ontvangen.

Je kan je klanten sorteren in de lijst door in de titelbalk van de tabel op de pijltjes te klikken bij "Naam" (alfabetisch), "BTW-nummer" of "Laatste factuur" (datum).  

Via de filters met documentdatum en bedrag kan je zoeken voor welke klant je facturen hebt gemaakt tussen bepaalde data en/of voor een bepaald bedrag.  Klik op "Reset" om de filters te verwijderen.

Acties

• Klik op het oogje om de beschikbare gegevens van de klant te bekijken.  
  1. Klik rechtsboven op de knop “Bewerken” om klantgegevens te wijzigen of aan te vullen.
  2. Klik op de knop “Nieuw document” om een nieuwe factuur of een nieuwe kredietnota aan te maken voor de betreffende klant.
  3. Klik op de tab “Documenten” om alle reeds aangemaakte documenten van deze klant te bekijken.
• Klik op het potloodje in de klantenlijst om onmiddellijk gegevens van een klant te kunnen wijzigen of aan te vullen (Bewerken-modus). 
• Klik op de pagina met het plus-teken om een document op te stellen voor deze klant. Je dient een keuze te maken tussen Factuur, Kredietnota, …

• Klik op de 3 puntjes helemaal achteraan om nog extra acties op te roepen voor de geselecteerde klant, waaronder Klant verwijderen. Opgelet: Een klant verwijderen lukt alleen maar als er nog geen documenten voor deze klant werden aangemaakt.

Nieuwe klant aanmaken

• Klik op “Nieuwe klant”

Afhankelijk van het type klant maak je een keuze tussen een “Onderneming” of een “Particuliere klant”

Onderneming

Geef aan of de onderneming btw-plichtig is of niet.

• Een btw-plichtige onderneming: Vul het btw-nummer van de onderneming in. Geef het nummer aaneensluitend in (zonder tekens) en laat het voorafgaan door de landcode (bijv. BE0413970957). Als de btw-plichtige onderneming reeds gekend is in VIES (of de Kruispuntbank van Ondernemingen - KBO), dan wordt het nummer gevalideerd en worden de naam en de adresgegevens automatisch ingevuld.
• Een niet btw-plichtige onderneming: Mogelijk is de klant niet btw-plichtig maar beschikt hij wel over een ondernemingsnummer (bijvoorbeeld ondernemingen die socio-culturele of medische activiteiten uitoefenen). Vul in dat geval het ondernemingsnummer van de klant manueel in, evenals zijn naam en adres.

Particuliere klant

Indien het een ‘Particuliere klant’ betreft, beschikt hij niet over een btw- en ook niet over een ondernemingsnummer. Vul in dat geval de naam en het adres van de klant manueel in.

Instellingen met betrekking tot Peppol

Peppol-geregistreerde onderneming

Eénmaal het ondernemingsnummer van de klant gekend is, wordt achter de schermen geverifieerd of de betreffende onderneming reeds op het Peppol-netwerk werd geregisteerd. In dat geval heeft de onderneming zelf aangegeven dat het digitale facturen kan en wenst te ontvangen. 

De Peppol-indicator zal na deze verificatie de correcte instelling weergeven.

Binnen Europa zullen op termijn alle ondernemingen verplicht worden om digitale facturen te versturen en te ontvangen.

Opgelet, voor particuliere klanten zal er geen verificatie gebeuren aangezien particuliere klanten niet worden geregistreerd op het Peppol-netwerk.  

Facturen via Peppol

Voor klanten die geregistreerd werden op het Peppol-netwerk, kan je alsnog beslissen om je digitale factuur niet via het Peppol-netwerk te bezorgen aan je klant maar wel als een bijlage bij een e-mail (in XML-formaat naast een PDF). 

Wijzig het bolletje op de schuifbalk naargelang de voorkeur. Als het bolletje rechts staat, dan bezorg je standaard digitale facturen via Peppol, links wordt de factuur ingesloten bij een e-mail.

Documentinstellingen

Betalingsvoorwaarden

De betalingsvoorwaarden bepalen de termijn waarbinnen je facturen door de betreffende klant moeten betaald worden. De betalingsvoorwaarden worden initieel overgenomen uit de documentinstellingen maar je kan ze hier wijzigen voor deze specifieke klant.

Referentie van de klant (optioneel)

Bij de referentie van de klant kan je een, door de klant gevraagde, specifieke referentie toevoegen die hem toelaat om het document snel te herkennen (bijv. een PO nummer, een projectcode of -naam, …).

Contactgegevens

Bij de contactgegevens wordt de “Taal” van de klant gebruikt bij het opstellen van documenten voor de klant.

Om documenten te kunnen versturen naar de klant dient een “E-mailadres voor facturen” ingevuld te worden. Het is een verplicht veld. 

Alle andere contactgegevens zijn optioneel.

Andere klantinformatie

Optioneel heb je de mogelijkheid om enkele aanvullende notities of kenmerken van de klant in te geven en te bewaren. Deze worden niet gebruikt bij het opstellen van documenten.  

Sla tenslotte je gegevens op.

 De nieuwe klant is opgeslagen en verschijnt in het klantenoverzicht