Self-billing facturen opmaken en versturen via Peppol

In Kyte kan je als klant een self-bill of self-billing factuur aanmaken en versturen naar je leverancier.

Self-billing of zelffacturatie is een specifieke manier van factureren, waarbij de klant zelf de factuur opmaakt en opstuurt naar de leverancier.  De leverancier en de klant moeten hiervoor een onderlinge overeenkomst hebben, de leverancier moet de facturen aanvaarden en de facturen moeten aan dezelfde regels voldoen als andere facturen. Vroeger was ook de term “aankoopborderel” in gebruik voor wat nu doorgaans self-bill wordt genoemd. 

Vanaf 1/1/2026 moeten de self-billing facturen ook via het Peppol-netwerk worden verzonden. 

In Kyte kan je als klant een self-billing factuur opmaken en via Peppol versturen naar je leverancier. Die komt als verkoopfactuur bij hem terecht.  Als hij gebruikt maakt van ons platform en klantenportaal, komen ze bij hem dus terecht in zijn verkooppostbus.

De self-billing factuur wordt vanuit Kyte ook verstuurd naar je eigen boekhouding maar dan als aankoopfactuur. Jij krijgt de self-bill als klant dus binnen in de aankooppostbus van ons platform.

Bekijk de interactieve demo: Kyte - Self-billing facturen maken

Self-billing facturen aanmaken

1. Instellingen

Om self-billing facturen aan te maken:

• Ga naar Instellingen/Geavanceerd
• Schuif de schakelaar “Self-billing” naar rechts

Er verschijnen nieuwe, specifieke velden voor het opstellen van self-billing facturen.  Ook op andere plaatsen binnen Kyte zal je extra tabbladen of informatie zien verschijnen, specifiek voor self-billing (zie verder).

Op deze pagina met instellingen, klik op "Bewerken" en selecteer of vul de gewenste gegevens in:

• Bedrijfslogo tonen: op de self-bills die je aanmaakt kan je je eigen logo toevoegen. Het logo dat je hebt opgeladen via de bedrijfsinstellingen, komt dan ook op je self-billing facturen te staan.  
• Contactgegevens tonen: net zoals op je gewone facturen kan je ervoor kiezen om onderaan op je self-bills je contactgegevens te zetten. Het betreft het contact e-mailadres en het telefoonnummer dat je hebt ingevoerd via de bedrijfsinstellingen.
• Algemene voorwaarden toevoegen: indien gewenst kan je hier, net zoals bij je andere documenten, je eigen algemene voorwaarden als bijlage meesturen.
• Formaat documentnummers: voor je self-billing facturen wordt een aparte reeks van documentnummers gebruikt. Geef hier het gewenste formaat in voor de documentnummering van je self-billing facturen. Standaard nummering: SYYYY### (S = Self-bill + Boekjaar + 3 cijfers als volgnummer), maar je hebt, net zoals voor je reguliere facturen, nog keuze tussen enkele andere formaten.
• Volgend documentnummer: toont het documentnummer dat aan het volgende self-billing document zal worden toegekend.  Je kan dat volgnummer beginnen met een nummer verschillend van één (1) en/of wijzigen.
• Koptekst & Aanvullende notities: je kan een specifieke header- of footer-tekst instellen voor je self-billing facturen.

2. Documentenlijst

In de documentenlijst verschijnt een extra tabblad “Self-billing”.  Daar staan de self-billing facturen die je aangemaakt en uitgestuurd hebt vanuit Kyte. De self-bills worden ook opgenomen in de tab “Alle documenten”.

3. Klantenlijst

a) In de klantenlijst vind je ook een extra filter "Ook leverancier?"

• Als je hier “Ja” selecteert, krijg je een overzicht van alle klanten die ook als leverancier self-billing facturen kunnen ontvangen.
• Selecteer je “Nee”, dan krijg je de lijst van klanten die niet, als leverancier, ook self-billing facturen kunnen ontvangen.

b) Klanten met wie je een overeenkomst hebt afgesloten om ook als leverancier gefactureerd te worden en naar wie je dus self-billing facturen wil sturen, duid je als dusdanig aan in de klantgegevens.

Dit kan zowel voor bestaande als voor nieuwe klanten.

Voor bestaande klant: klik je op de actie “Deze klant bewerken”

Voor nieuwe klant, klik hier je op de knop “Nieuwe klant” en vervolgens “Onderneming”:

Er verschijnen extra instellingen, specifiek voor self-billing. Deze gegevens zijn optioneel. Als de bankgegevens en de referentie van de self-billing overeenkomst ingevuld worden, zullen ze worden vermeld op de self-billing facturen die je verstuurt naar deze leverancier.

4. Self-bills opstellen

Net zoals andere facturen, kan je self-bills creëren op twee manieren.

a) Vanuit de klantenlijst: kies of selecteer een klant en klik rechts op het actie-icoontje met de + . Selecteer vervolgens “Self-billing factuur”. Opgelet, dit lukt alleen als de betreffende klant ook als leverancier aangeduid werd (zie hierboven).

b) Vanuit de documentenlijst: klik bovenaan op de rode knop "+Nieuw document" en selecteer Self-billing factuur.

Enkele zaken zijn specifiek voor self-billing facturen en anders dan voor reguliere facturen:

• Bovenaan staat duidelijk vermeld dat het gaat om een Self-billing factuur.
• + Leverancier toevoegen: hier voeg je een klant/leverancier toe die je ook als leverancier hebt aangeduid (zie hierboven).
• Factuur opgesteld door de afnemer in naam van de leverancier: wettelijke vermelding op elke self-billing factuur.
• Vermelding van de Referentie van de overeenkomst (optioneel)
• Vermelding van de Bankgegevens van de klant/leverancier (optioneel)