Créer et envoyer un devis

Table des matières

• Qu’est-ce qu’un devis ?
• Comment activer la fonctionnalité?
• Comment créer un devis dans Kyte ?
• Différences entre un devis et une facture

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est une proposition de prix adressée à un client. Il décrit ce que vous proposez, à quel prix et sous quelles conditions. Tant que le client n’a pas accepté le devis, il n’existe pas encore de contrat contraignant. On peut donc considérer un devis comme une sorte de facture provisoire. Bien entendu, un tel devis n’a aucun impact sur votre comptabilité.

La facture n’est établie que par la suite et constitue la demande officielle de paiement pour les biens ou services fournis. Dès que le devis est approuvé, un engagement contractuel naît et le travail ou la livraison peut commencer. La facture représente donc la clôture administrative d’un devis approuvé.

Comment activer la fonctionnalité?

Pour pouvoir créer des devis, vous devez activer cette fonctionnalité. Cela se fait via les paramètres.

Rendez-vous sur :

• Paramètres / Avancé
• Cliquez sur le bouton coulissant pour activer les devis

• Comme pour les factures, vous pouvez définir différents paramètres qui s’appliqueront à l’ensemble de vos devis.

Paramètres

Cochez la case correcte si vous souhaitez ajouter votre logo d’entreprise, vos coordonnées et/ou vos conditions générales (PDF) à vos devis.

Format de numérotation des devis : sélectionnez le format des numéros que vous souhaitez utiliser sur vos devis :

• Q = Quotation, OFF = Offre (devis)
• yyyy : année civile au cours de laquelle débute votre exercice comptable
• YYYY : année civile au cours de laquelle se termine votre exercice comptable (par défaut)
• #### : 4 chiffres pour la numérotation séquentielle de vos devis

Par défaut, la numérotation des devis commence à 0001.
Si vous souhaitez commencer avec un numéro de séquence plus élevé, cliquez sur "Modifier le numéro de séquence" et saisissez le numéro que vous souhaitez utiliser comme premier devis.

Période de validité par défaut : période pendant laquelle vos devis restent valables.
La période de validité par défaut est fixée à 30 jours, mais vous pouvez la modifier pour l’adapter à vos besoins. Cette durée est utilisée pour calculer la date de validité "Valable jusqu’au" lors de la création du devis.

Au niveau du devis, vous pouvez encore déroger à ce paramètre en remplaçant la date de validité calculée et en la définissant autrement.

Contenu du devis : en‑tête et notes.  Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires à vos devis, différentes de celles figurant sur vos autres documents (factures et notes de crédit).

Liste des devis

Une fois la fonctionnalité Devis activée, un nouvel élément "Devis" apparaît dans le menu de gauche.
Vos devis y sont affichés dans un aperçu distinct.

Comment créer un devis dans Kyte ?

Tout comme pour la création de factures, vous pouvez démarrer la création d’un devis à partir de différents endroits :

1. Depuis la liste des devis

2. Depuis la liste des clients

3. Depuis la fiche du client

Lorsque vous démarrez depuis la liste des clients ou la fiche client, vous n’avez plus besoin de saisir les données du client.
La référence client est alors également reprise automatiquement.

La création d’un devis suit en grande partie le même processus que la création d’une facture, mais il existe également quelques différences importantes.

Différences entre un devis et une facture

1. Un devis est toujours envoyé par e‑mail, jamais via Peppol

Les devis sont envoyés à l’aide d’un modèle d’e‑mail distinct.
Cet e‑mail doit indiquer clairement comment votre client ou prospect peut accepter ou refuser le devis.

Attention :

• La manière dont vous communiquez cette information à votre client est propre à votre organisation. Il est donc recommandé de personnaliser le modèle d’e‑mail générique en fonction de votre situation et de votre style de communication. Faites‑le de préférence avant l’envoi de votre premier devis.
• Par défaut, l’e‑mail est envoyé avec une adresse « Reply‑To ». Cette adresse correspond à l’adresse e‑mail « De » affichée en grisé en haut de la fenêtre contextuelle d’envoi de l’e‑mail. L’adresse utilisée est l’adresse e‑mail de contact telle qu’elle est définie dans les coordonnées de l’entreprise.
  Le modèle d’e‑mail ainsi que l’adresse e‑mail peuvent être modifiés dans les paramètres.

2. Une date de validité figure sur le devis

La date de validité est calculée sur la base de la date du devis (qui correspond au jour de la création du devis) et de la période de validité par défaut définie dans les paramètres (voir ci‑dessus).
Cette date apparaît sur le devis sous l’intitulé "Valable jusqu’au".

3. La sauvegarde des devis se fait différemment

Il existe trois manières de sauvegarder un devis :

• Sauvegarder et envoyer : votre devis est final et vous souhaitez l’envoyer à votre client par e‑mail.
  Dans ce cas, une fenêtre contextuelle (pop‑up) s’ouvre pour envoyer le devis au format PDF par e‑mail, sur la base du modèle d’e‑mail pour les devis.
  Par défaut, l’envoi s’effectue via le canal d’envoi de Kyte. 
  • Complétez les informations manquantes 
  • Modifiez, si nécessaire, le titre et l’objet de l’e‑mail 
  • Cliquez sur "Envoyer" 
  • Le devis reçoit le statut "Ouvert" (voir plus loin)

• Sauvegarder et imprimer : vous pouvez également imprimer un devis final et le remettre à votre client sur papier.
  Vous pouvez aussi simplement le sauvegarder, sans l’imprimer ni le transmettre physiquement à votre client. Selon votre choix, cliquez sur "Sauvegarder et imprimer" ou sur "Sauvegarder" dans la fenêtre pop‑up.

Dans les deux cas, le devis reçoit le status "Ouvert"

Par la suite, vous pouvez toujours décider d’envoyer le devis imprimé par courrier postal ou de télécharger le devis sauvegardé au format PDF et de l’envoyer via votre propre canal e‑mail.

• Sauvegarder comme brouillon : le devis n’est pas encore entièrement finalisé et vous l’enregistrez provisoirement. Le devis est sauvegardé avec la date du jour, sauf si vous avez modifié la date manuellement.
  La date du devis est toutefois (re)mise à jour à la date du jour chaque fois que vous rouvrez ultérieurement le devis.

La date du devis ainsi que la date de validité calculée (ou adaptée) ne sont définitivement fixées qu’au moment où le devis n’est plus sauvegardé comme brouillon. Un devis ayant le statut "Brouillon" porte toujours le filigrane "Brouillon" sur le document PDF associé.

4. Statuts

Tout comme pour les factures, un statut est également attribué à chaque devis.  Les statuts ci‑dessous vous permettent de suivre la phase ou l’état correct d’un devis.

Le statut d’un devis peut être modifié via une action dans la liste des devis ou via une action / un bouton sur la page du devis lui‑même.

• Brouillon : statut attribué à un devis non finalisé, après l’enregistrement du devis comme brouillon.
• Ouvert : statut d’un devis après la sauvegarde et son envoi au client ou au prospect (par impression ou envoi par e‑mail). Le devis a donc été remis, mais aucune réaction (officielle) n’a encore été reçue. La date de validité du devis n’est pas encore expirée.
• Accepté : le client a accepté le devis et le statut est mis à jour en conséquence.
• Refusé : le client n’accepte pas le prix et/ou les conditions et a refusé le devis.
• Expiré : statut attribué à un devis qui n’a pas été explicitement accepté ou refusé, mais dont la date de validité est dépassée. Ce statut est attribué automatiquement (sans intervention manuelle).

Lors de chaque changement de statut d’un devis, vous pourrez bientôt ajouter une note.

5. Actions

Les différentes actions et opérations pouvant être effectuées sur un devis sont accessibles :

• Dans la liste des devis, en cliquant sur les trois points à la fin d’une ligne de devis
• Lors de l’ouverture d’un devis, via la barre de menu située à droite du document

Selon le statut du devis, certaines actions peuvent être autorisées ou non. Les actions qui ne peuvent pas être effectuées sont affichées en grisé et ne peuvent pas être sélectionnées.

Toutes les actions possibles :

• Accepter le devis : le devis reçoit le statut "Accepté ".
• Refuser le devis : le devis reçoit le statut "Refusé".
• Rouvrir le devis : le devis peut être rouvert tant que la date de validité n’est pas encore dépassée. Il reprend alors le statut "Ouvert".
• Envoyer au client : un devis peut être (ré)envoyé au client à l’aide du modèle d’e‑mail "Un nouveau devis ou un devis actualisé" (voir ci‑dessus "Sauvegarder et envoyer").
• Créer une facture : à partir d’un devis finalisé (statut ≠ Brouillon), une facture peut être créée immédiatement. Toutes les données client et les lignes de facture sont reprises à l’identique du devis.
  La facture mentionne également, en haut du document, une référence au devis d’origine.

• Copier le devis : copiez un devis afin de l’utiliser comme base pour un nouveau devis.
   Le nouveau devis reçoit un nouveau numéro, tandis que le client et les lignes du devis sont repris. 
• Télécharger le PDF : téléchargez le devis au format PDF afin de l’imprimer ou de l’envoyer via votre propre canal e‑mail. 
• À venir – Ajouter un message : vous pourrez ajouter un ou plusieurs messages au devis pour consigner d’éventuelles remarques, suggestions ou décisions du client. 
• Supprimer le devis : après confirmation, le devis est supprimé définitivement.