Artikelbeheer: sneller en eenvoudiger facturen opstellen

Artikelen aanmaken

De artikelcatalogus laat je toe om je vaste producten en diensten aan te maken en te bewaren in een catalogus. Zodra een artikel is aangemaakt, kan je het oproepen bij het opstellen van je facturen.

In de linkerbalk leidt het menu-item “Artikelen” je naar de catalogus waar je artikelen kan aanmaken of wijzigen.  

Je krijgt eerst en vooral een overzicht met alle artikelen die je al gecreëerd hebt.

Acties

• Klik op het oogje om het betreffende artikel te bekijken. Wil je er nog iets aan veranderen, klik dan op “Bewerken” rechtsboven het scherm.
• Klik op het potlood om het artikel onmiddellijk te bewerken. Je kan alle gegevens wijzigen, het artikel verwijderen of het artikel archiveren.
• Klik op de drie puntjes om het artikel onmiddellijk te verwijderen of te archiveren.

Om een nieuw artikel aan te maken, klik op deze knop:

Vul alle gegevens met betrekking tot het aan te maken product of dienst in. De omschrijving van een artikel en eventuele notities zijn optioneel.

Bij het opmaken van een factuur, worden al deze gegevens automatisch ingevuld als je het artikel ophaalt uit de catalogus. 

Naast producten en diensten met prijszetting kan je ook info-items aanmaken.

Info item: als je geen volwaardig artikel wil aanmaken, maar eerder vaak gebruikte informatie of een vaste titel die je regelmatig op je factuur zet, zet de schuifschakelaar dan op “Info item”.  In dat geval moet je geen prijsinformatie invullen.

Opgeslagen artikelen oproepen bij factuurcreatie

Bij de opmaak van een factuur kan je de aangemaakte artikelen opvragen en selecteren.

• Klik op "Een artikel selecteren"

De catalogus met alle aangemaakte artikelen popt op.  

• Selecteer het gewenste artikel uit je artikellijst

Het gekende scherm “Nieuwe factuurregel” verschijnt en geeft de details van het geselecteerde artikel. Hier kan je niet alleen het aantal wijzigen, maar ook alle andere artikelgegevens aanpassen voor deze factuur, indien nodig.

Als je daarmee klaar bent, klik op “Toevoegen” om de informatie op je factuur te zetten.

Herhaal deze stappen tot alle gewenste artikelen op je factuur staan.

Als je een artikel of info-item wil toevoegen dat (nog) niet in de artikelcatalogus staat, klik op “Een factuurregel toevoegen”:

• + Factuurregel: voeg een product of dienst toe met prijszetting
• + Informatieve regel: voeg een info-item toe