Verschillende manieren om documenten te bewaren

Gewijzigd op Vr, 10 Okt om 10:30 AM

Een document kan op drie manieren worden bewaard en verzonden:

Selecteer “Opslaan en verzenden” als je je document volledig hebt afgewerkt én het onmiddellijk wil verzenden naar de klant.
Het document zal worden verzonden (via Peppol en/of e-mail) met het toegewezen documentnummer en de geselecteerde document- en vervaldatum.

Selecteer “Opslaan en later verzenden” als je je document volledig hebt afgewerkt maar op een later tijdstip wenst te verzenden.
- Voorbeeldsituatie: je heb je facturen in het weekend al aangemaakt maar wenst/kan ze pas op dinsdag, de laatste dag van de maand, versturen naar je klant.
Het document zal worden bewaard met het toegewezen documentnummer en de geselecteerde document- en vervaldatum maar zal nog niet worden verzonden. Dat gebeurt met een extra, manuele actie: Verzenden naar klant.

Selecteer “Opslaan als concept” als je je document nog niet volledig hebt afgewerkt en het op een later tijdstip wenst te voltooien en te verzenden.
- Voorbeeldsituatie: op een vrij moment heb je een factuur al voorbereid, maar je wacht nog op het aankoopnummer dat de klant, als referentie, op de factuur wil zien (of op een last-minute beslissing met betrekking tot een te geven korting) alvorens ze te verzenden.
Het document wordt bewaard ZONDER documentnummer en ZONDER documentdatum. Het wordt nog niet verzonden. Het document moet dus opnieuw ‘bewerkt’ worden waarna:
- Een documentnummer wordt toegewezen (het eerstvolgende)
- De documentdatum de 'datum van vandaag' wordt
- Het document inhoudelijk dient te worden afgewerkt
- De keuze moet gemaakt worden: onmiddellijk of later verzenden.

Status van documenten

Een document kan drie statussen hebben:

Status die het document krijgt na de actie: Opslaan als concept
Het document werd aangemaakt, maar is nog niet volledig afgewerkt. Je wenst er later aan verder te werken en het te verzenden.
Het document kreeg nog geen documentnummer en geen documentdatum
Documenten met deze status komen bovenaan de documentenlijst te staan, zodat je duidelijk ziet welke documenten nog moeten afgewerkt worden.

Status die het document krijgt na de actie: Opslaan en later verzenden
Het document werd volledig afgewerkt, maar nog niet verzonden naar de klant. Je kan het te allen tijde verzenden.
Het document kreeg een documentnummer (bijv. 20250036) en een documentdatum die niet meer gewijzigd kunnen worden.
De inhoud van het document kan eventueel wel nog aangepast worden.